2016年03月10日 ブログ

電子認証定款の謄本を会社設立後に必要となった場合(同一情報の請求)

会社を設立するときに、その法人としてのルールを書き記した、いわゆる「定款」を作成します。

この定款ですが、紙定款の場合4万円の印紙を貼り付けする必要がありますが、電子定款(pdfに電子証明書で署名する)の場合、この4万円が不要となるため、最近は一般的になったのかと思います。

通常、会社設立前公証人に定款認証をしてもらったタイミングで紙の謄本2~3通とCD-Rに電子データを入れたものを会社に渡すことになります。

この謄本を原本として、その後コピーして使用することが多いと思いますが、謄本原本が必要な場合やこの謄本の紛失などで新たに会社設立時定款の謄本が必要になる場合があります。

今までの紙定款の場合は、謄本取得に必要な添付書類を用意して公証人役場に向かえばよかったのですが、電子認証定款の場合はこの方法が使えないことがわかりました。

今回初めて会社設立後に設立時定款の謄本取得をすることになり調べた結果を以下に自分自身への備忘記録として記します。滅多にやらない作業なので、忘れたときに自分自身見直すためです。

結論としては電子認証した定款謄本を取得する場合は、インターネットで請求者の電子証明書を付けて請求するということです。

会社が気軽に取得申請するにはちょっとハードルが高い仕組みになっていました。

謄本取得の方法

1.法務省で用意されている電子申請用総合ソフトを利用して、電子公証>同一の情報の提供の請求を選択します。

2.同一の情報の提供の請求画面で必要項目に入力します。

ここで管理番号(19桁)を入力することになるのですがこれがやっかいです。この管理番号は会社設立時の電子認証したときの謄本に挟まれている同一の情報の提供ページに記載されています。(登簿管理番号といいます)

またCD-Rに保存している定款データの場合は、定款データが保存されているフォルダー名がこの番号になっているようです。

しかし、基本的にCD-Rや定款謄本がない場合に再度謄本を取得することになりますので、この番号がわからないと思います。この番号がわからないと謄本の申請ができないことになるので非常に重要な番号になります。

20160309

その場合、当時電子認証をした時の領収書を探します。この領収書に管理番号の全部又は下数桁の記載がありますので、その番号と領収書の日付け、会社名を公証人役場に電話で伝えて、正式な登簿管理番号を教えてもらってください。

20160309-2

会社設立時を除き、あまり定款を見る機会は少ないと思いますが、このように紛失すると大変面倒なことになりますので、設立時の書類一式は大事に大切に保管していただきたいと思います。

3.管理番号を入力し、請求者本人の電子証明書で申請書を署名して請求します。

この電子証明書が通常の会社や個人では取得していないものと思いますので、謄本取得するためにはこの電子証明書をもっている方に取得を依頼する必要が出てきます。

委任状は必要?

誰でも定款の謄本の請求が出来るという訳ではありません。普通はその定款の法人でかつ代表取締役の方が請求することになります。

従って、その代表取締役に代理して私達行政書士が電子定款の謄本請求を代理申請することになります。

「株式会社○○代表取締役□□」の代理人という形になります。

電子定款謄本請求時の必要書類

★行政書士への請求代理の委任状

★請求する法人の代表取締役印の印鑑証明書

★請求する法人の代表取締役の資格を証明する書類(通常は全部事項証明書)

★手数料(700円+定款謄本20円/ページ)

その他必要に応じて

★復代理の委任状※1

※1電子定款謄本の請求を行政書士が行い、他の人が取得に行く場合など。

なお上記の必要書類は今回私が申請した仙台合同公証人役場の場合です。

他の公証人役場では違う書類が必要になる場合もありますのでそれぞれご確認ください。

電子定款が必要な会社の法人印印鑑証明書と全部事項証明書が必要になります。どちらも法務局で取得できますが、印鑑証明書は印鑑カードが必要になりますので法人に確認が必要です。

と言う訳で、紙定款の謄本取得時よりちょっとだけ複雑になっていますし、何より登簿管理番号がわからないと取得申請すらできないことになりますので、我々も電子定款認証後にこの番号は控えておく必要があります。

この業務は滅多にやらないと思います(私も開業して今回初めての依頼でした)ので、今回の作業、流れを備忘記録としてここの残しておこうと思います。
自分自身で謄本取得しようとする方、同業者で同じような業務を行う方々、数年後にまたやることになったときの自分のためにね。

 

 

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