会社設立時の定款認証手続きの改正について

2018年12月31日新着情報

　公証人法施行規則の一部が改正され、平成30年11月30日から、株式会社、一般社団法人、一般財団法人の定款認証の方式が変わりました。電子認証の場合だけでなく、書面による認証も同様です。この改正は、法人の実質的支配者を把握することなどにより、法人の透明性を高め、暴力団員及び国際テロリスト（以下「暴力団員等」という。）による法人の不正使用（マネーロンダリング、テロ資金供与等）を抑止することが国内外から求められていることを踏まえての措置です。

■改正される認証制度の対象法人

　新たな認証制度の対象法人は、株式会社、一般社団法人、一般財団法人です。これら法人の原始定款については、電子認証による場合だけでなく、書面による認証も、新たな認証制度の対象となります。

■改正の内容及びこれに関連する事項

（１）この度の改正により
①定款認証の嘱託人は、法人成立の時に実質的支配者※注１となるべき者について、その氏名、住居、生年月日等と、その者が暴力団員等※注２に該当するか否かを公証人に申告することになります。
②申告された実質的支配者となるべき者が暴力団員等に該当し、又は該当するおそれがあると認められた場合には、嘱託人又は実質的支配者となるべき者は、申告内容等に関して公証人に必要な説明をすることになります。

※注１：実質的支配者とは、法人の事業経営を実質的に支配することが可能となる関係にある個人をいい、その認定については、「実質的支配者の認定について」を参照してください。
※注２：暴力団員とは、暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律第２条第６号に規定する暴力団員、すなわち「暴力団の構成員」であり、国際テロリストとは、国際連合安全保障理事会決議第１２６７号等を踏まえ日本が実施する国際テロリストの財産の凍結等に関する特別措置法第３条第１項の規定により公告されている者（現に同項に規定する名簿に記載されている者に限る。）若しくは同法第４条第１項の規定による指定を受けている者です。

（２）　②による説明があっても、暴力団員等に該当する者が実質的支配者となる法人の設立行為に違法性があると認められる場合には、公証人は、認証をすることができません。①の申告や②の説明自体がない場合も同様です。

（３）　実質的支配者となるべき者が暴力団員等に該当しないと認められる場合には定款の認証を行うこととなりますが、その認証文言は、従来のものに、「嘱託人は、『実質的支配者となるべき者である○○○○は暴力団員等に該当しない。』旨申告した。」旨の文言が付加されます。

■留意事項
（１）定款認証を嘱託される方は、法人成立の時に実質的支配者となるべき者が誰かを判断し、ときには調査をする必要があります。

（２）その実質的支配者となるべき者に関する氏名等の申告は、日本公証人連合会のホームページで提供する「申告書」の書式を利用し、これをダウンロードして前記「改正の内容及びこれに関連する事項」 ①記載の申告事項等の所要事項を入力の上、記名及び電子署名を付したＰＤＦファイルを公証人にメール送信する方法、上記入力したものを印刷し、署名押印又は記名押印の上、そのＰＤＦファイルを公証人にメール送信する方法、上記入力したものを印刷し、又は同書式を印刷し、あるいは公証役場に備え置く同書式の印刷物を利用して上記申告事項等を記入の上、署名若しくは記名押印し、公証人にファックス、郵送、あるいは持参する等の方法により行います。※注３

※注３：　成立した法人が金融機関等との間で預貯金契約等の取引をしようとするとき、金融機関等から、設立した法人の実質的支配者及びその暴力団員等非該当の申告を求められます。その際、記載の申告書を活用して実質的支配者及び暴力団員等非該当の申告を金融機関等に対して行うことができるようにするため、公証人は、嘱託人のご希望があれば、記載の申告書により実質的支配者及び暴力団員等非該当の申告を受けた旨記載の申告受理証明書を作成し、これに当該申告書の写しを添付して渡すこととなっています。

（３）この申告は、定款認証の嘱託までに行う必要がありますが、迅速かつ的確な定款認証・法人設立を実現するためにも、定款案の点検を公証人に依頼される際、併せて実質的支配者となるべき者に関する申告をすることとなります。

（４）以上のことは、電子認証の場合と書面による認証の場合とで差異はありませんが、電子認証の場合は、オンラインでの嘱託画面も一部変更され、新たに、実質的支配者となるべき者の氏名及び読み仮名のデータ入力をするように変更されています。